Vertrouwelijk papier

Voor de behandeling van vertrouwelijke documenten hanteren wij een gesloten systeem. Hiermee garanderen wij de veiligheid van uw vertrouwelijke papieren en documenten.

Na een grondige inventarisatie en advisering bieden wij een individueel zekerheidsconcept aan. Uitgangspunt van onze dagelijkse werkzaamheden is het optimaal uitvoeren van de klantenwens en het daarbij consequent beantwoorden aan onze veiligheidfilosofie.

Elke stap in het proces wordt door ons gedocumenteerd. Na de vernietiging ontvangt u een garantiecertificaat. Hierin wordt verwezen naar de vernietiging conform de eisen gesteld in de Europese Richtlijnen en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Overigens worden, daar waar het mogelijk is, de restmaterialen ingezet voor recycling.


Archiefcontainer huren? 
Vraag meer informatie aan 
of bel met 088 - 472 12 00

 

 

 
 
 

Archiefvernietiging

Uw archief door een deskundige en gecertificeerde partij laten vernietigen? Voor archiefvernietiging ben u bij GP Groot aan het juiste adres. Archiefvernietiging door een betrouwbare partner

GP Groot handelt conform de verantwoordelijkheden die horen bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens. Volgens de wetgeving dienen persoonsgegevens na gebruik verplicht te worden vernietigd. Dat wordt o.a. geregeld vanuit de nationale en internationale wetgeving. Om hieraan te voldoen werken wij volgens de hoogste internationale standaard.

Datavernietiging

Digitale data-dragers als diskettes, cd-rom’s, tapes en harde schijven kunt u ook door ons laten vernietigen.Voor elke materiaalsoort hebben wij het juiste inzamelmiddel en de geschikte vernietigingsapparatuur. GP Groot zorgt dat de datavernietiging uitgevoerd wordt zoals de wetgeving dit vereist. Voor u een hele zorg minder.

Archiefopslag

GP Groot biedt de mogelijkheid om archieven volgens strikte normen op te slaan. De archiefopslagruimte is voorzien van stellingen en beveiligd middels een alarminstallatie en staat onder voortdurend toezicht van camera’s.

Er zijn twee mogelijkheden voor het beheer van archieven:

De klant kan zijn eigen box zelf inruimen en beheren. Alleen geautoriseerde personen worden toegelaten tot de ARCHIEFopslagruimte en dienen zich bij iedere archiefraadpleging te legitimeren.

GP Groot laat de archieven beheren, inclusief inruimen en archiveren waarbij vastgestelde kenmerken worden gekoppeld aan unieke registratiecodes. GP Groot heeft speciaal ontwikkelde software waar gebruik van kan worden gemaakt om de status van het archief te kunnen inzien. Documenten worden op aanvraag van geautoriseerde personen opgezocht en bezorgd, per koerier, per fax of per e-mail, of digitaal (met link naar digitaal archiefbeheer) via de website.

Digitaal archiefbeheer

Bedrijfskritische dossiers moeten continu en snel beschikbaar zijn. GP Groot biedt door middel van digitaal archiefbeheer een oplossing op maat.

Het digitaliseringtraject start met vast te stellen welke documenten en/of afbeeldingen digitaal beschikbaar moeten zijn. Daarna worden de structuur, de autorisatie en eventueel de indexeringskenmerken en de zoeksleutels voor het archief bepaald.
Vervolgens wordt uw archief gescand en opgeslagen. Vanaf dat moment is uw archief 24 uur per dag en 7 dagen per week digitaal beschikbaar.

GP Groot stelt de software en benodigde ruimte op een beveiligde server aan u beschikbaar. Door u geautoriseerde medewerkers kunnen door het intoetsen van hun persoonlijke unieke inlogcode op elk moment van de dag en vanaf elke plek ter wereld via een browser zoals Internet Explorer over het archief beschikken. Documenten en/of afbeeldingen kunnen o.a. worden bekeken, gedownload en verstuurd. De software die GP Groot ter beschikking stelt heet OCR (optical character recognition). Dit houdt in dat zeer eenvoudig en snel gezocht kan worden op woorden die in het document voorkomen maar ook uitgebreid op de van tevoren vastgestelde kenmerken en zoeksleutels.

Naast digitaal archiefbeheer via de website, bieden wij ook de mogelijkheid om uw archief te digitaliseren en aan u terug te leveren op CD of DVD. De voordelen van het digitaliseren van uw documenten zijn: papier opslag kost ruimte en ruimte kost geld. Terwijl heel veel informatie op een CD past die vervolgens nauwelijks ruimte in neemt. Uw documenten worden verduurzaamd, want de levensduur van een CD wordt geschat op 30 jaar.

Kantooropruiming

GP Groot kan zorgdragen voor het leegruimen van kantoren. Van A tot en met Z kunnen wij dit voor u uitvoeren.

We starten met een grondige inventarisatie waarin we samen met de opdrachtgever bepalen wat we dienen af te voeren. Alle vertrouwelijke materialen voorzien van logo’s e.d. zullen worden vernietigd. Ook de andere aanwezige materialen kunnen worden afgevoerd (kantoorafval, oud meubilair, oude planten, etc.). GP Groot stelt hiervoor de geschikte inzamelmiddelen beschikbaar en levert het personeel dat de opruiming uitvoert. In gezamenlijk overleg wordt er vervolgens een datum van uitvoering bepaald.

Na afloop ontvangt u van ons een duidelijk overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden en de afgevoerde materialen. Natuurlijk kunt u bij ons ook aankloppen voor kleinere opruimingen of de afvoer en eventuele vernietiging van losse materialen. 

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden voor vertrouwelijke documenten? Neem dan contact op met de klantenservice of laat u terugbellen.